Offerte digitaal laten ondertekenen: is dat rechtsgeldig?

Je stuurt een offerte voor een veranda van een paar duizend euro. De klant klikt op “Akkoord” en zet zijn handtekening met zijn vinger op zijn telefoon. Heb je dan een overeenkomst? En kun je die later bewijzen als de klant zich bedenkt?

Het korte antwoord: ja, een digitaal getekende offerte is in Nederland in principe rechtsgeldig. Het langere antwoord gaat over bewijs, over consumenten en over de vraag welk soort elektronische handtekening je gebruikt. Dat lees je hieronder.

Dit is geen juridisch advies. Het artikel beschrijft de hoofdregels van het Nederlandse recht. Twijfel je over een concrete situatie, vraag dan een jurist.

Een overeenkomst heeft meestal geen handtekening nodig

In Nederland komt een overeenkomst tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (art. 6:217 lid 1 BW). Je offerte is het aanbod. Het akkoord van de klant is de aanvaarding.

Voor die aanvaarding geldt geen vormvereiste. Volgens art. 3:37 lid 1 BW kunnen verklaringen in iedere vorm worden gedaan, tenzij de wet iets anders bepaalt. Een akkoord per e-mail, per WhatsApp, mondeling of met een klik op een knop kan dus allemaal een geldige overeenkomst opleveren.

Waarom dan toch tekenen? Om twee redenen:

1. Bewijs. Als de klant later zegt dat hij nooit akkoord gaf, of dat hij een andere prijs had afgesproken, moet jij laten zien wat er is overeengekomen. Een ondertekend document maakt dat een stuk makkelijker.
2. Duidelijkheid. Een handtekening onder een concreet document laat zien op welke versie de klant akkoord gaf: welke maat, welke opties, welke prijs.

Voor sommige overeenkomsten schrijft de wet wel een vorm voor, bijvoorbeeld de koop van een woning door een consument, die schriftelijk moet worden aangegaan (art. 7:2 BW). Voor een offerte voor een veranda, schutting of kozijnen geldt zo’n eis in de regel niet.

Wat de wet zegt over de elektronische handtekening

De regels voor elektronische handtekeningen staan in de Europese eIDAS-verordening (Verordening (EU) nr. 910/2014) en in art. 3:15a BW. eIDAS onderscheidt drie niveaus.

Gewone elektronische handtekening

Elektronische gegevens die aan andere elektronische gegevens zijn gekoppeld en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen. Een getekende krabbel op een touchscreen, een getypte naam of een vinkje bij “Akkoord” met je naam erbij vallen hieronder.

Geavanceerde elektronische handtekening

Een handtekening die aan extra eisen voldoet (art. 26 eIDAS): ze is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden, maakt het mogelijk hem te identificeren, is aangemaakt met middelen die alleen hij onder controle heeft, en is zo aan het document gekoppeld dat elke latere wijziging zichtbaar wordt.

Gekwalificeerde elektronische handtekening

Een geavanceerde handtekening die is gemaakt met een gekwalificeerd middel en berust op een gekwalificeerd certificaat van een erkende vertrouwensdienstverlener. Daarvoor moet de ondertekenaar zich vooraf identificeren, bijvoorbeeld met een identiteitsbewijs.

Welke rechtsgevolgen hebben ze?

• Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening (art. 25 lid 2 eIDAS en art. 3:15a BW).
• Een gewone of geavanceerde elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening als de gebruikte methode voor authenticatie voldoende betrouwbaar is. Dat hangt af van het doel waarvoor de gegevens zijn gebruikt en van alle andere omstandigheden (art. 3:15a BW).
• Een elektronische handtekening mag in een rechtszaak niet worden afgewezen alleen omdat ze elektronisch is of geen gekwalificeerde handtekening is (art. 25 lid 1 eIDAS).

Voor een gewone offerte tussen jou en een klant is een gekwalificeerde handtekening dus zelden nodig. De vraag is of je methode betrouwbaar genoeg is voor wat er op het spel staat.

Bewijs: daar draait het om

Een ondertekend document dat bedoeld is als bewijs heet een onderhandse akte (art. 156 Rv). Zo’n akte levert dwingend bewijs op tegen de partij die hem ondertekende (art. 157 lid 2 Rv): de rechter moet dan uitgaan van de inhoud, tenzij die partij tegenbewijs levert.

Bij een elektronische handtekening hangt het van de betrouwbaarheid van de methode af of je die sterke positie krijgt. Is daar twijfel over, dan weegt de rechter het bewijs vrij (art. 152 lid 2 Rv). Hij kijkt dan naar alles wat je kunt laten zien.

Daarom gaat het in de praktijk om het spoor rond de handtekening. Wat helpt:

• Een vast document. De klant tekent een PDF die daarna niet meer verandert. Elke wijziging na het tekenen moet zichtbaar zijn.
• Een tijdstempel. Wanneer is de offerte geopend, wanneer getekend?
• Een koppeling aan de persoon. De klant opent de offerte via een link of code die alleen naar zijn e-mailadres of telefoonnummer is gestuurd.
• Een audit trail. Een logboek van verzenden, openen en tekenen, met datum, tijd en technische gegevens zoals het IP-adres.
• Een kopie voor de klant. Stuur de getekende versie direct naar de klant. Dan weten jullie allebei wat er is afgesproken.

Een handtekening met de vinger op een telefoon, met daaromheen een tijdstempel, een persoonlijke link en een audit trail, is voor een offerte voor maatwerk in de meeste gevallen voldoende betrouwbaar. Een losse scan van een handtekening die iemand onder een Word-bestand plakt, is een stuk zwakker.

Let op bij consumenten

Verkoop je aan particulieren, dan gelden extra regels uit het consumentenrecht. Die regels staan los van de handtekening. Ze raken wel je digitale offerte.

Herroepingsrecht. Sluit je een overeenkomst op afstand (bijvoorbeeld online of per e-mail) of buiten je verkoopruimte (bijvoorbeeld bij de klant thuis), dan heeft de consument in principe veertien dagen bedenktijd (art. 6:230o BW). Er zijn uitzonderingen, onder meer voor zaken die volgens de specificaties van de consument worden gemaakt (art. 6:230p BW). Of zo’n uitzondering geldt voor jouw product en jouw contract, hangt af van de situatie. Laat dat beoordelen, want een digitale handtekening verandert niets aan de bedenktijd.

Informatie en bevestiging. Bij deze overeenkomsten moet je de consument vooraf informeren over onder meer de prijs, de kenmerken van het product en het herroepingsrecht, en de overeenkomst bevestigen op een duurzame gegevensdrager, zoals een PDF per e-mail.

Algemene voorwaarden. Wil je je algemene voorwaarden laten gelden, dan moet je de klant redelijkerwijs de gelegenheid geven ze te lezen, in de regel vóór of bij het sluiten van de overeenkomst (art. 6:233 en 6:234 BW). Bij een overeenkomst die je elektronisch sluit, mag je ze elektronisch beschikbaar stellen, zodat de klant ze kan opslaan. Voeg ze dus toe aan de offerte, en laat de klant niet zoeken op je website.

Checklist voor een digitale offerte

1. De offerte noemt product, maten, opties, prijs, btw en geldigheidsduur.
2. Je algemene voorwaarden zitten erbij, als bijlage of als download in dezelfde link.
3. Bij consumenten: informatie over het herroepingsrecht, of over de uitzondering die je toepast.
4. De klant opent de offerte via een persoonlijke link.
5. Na het tekenen ligt het document vast en krijgt de klant een kopie.
6. Er is een audit trail met tijdstempels.
7. Je bewaart het getekende document en het logboek, ook als je van software wisselt. Controleer dat je ze kunt exporteren.

Hoe Bry3D dit regelt

In Bry3D maakt het systeem de offerte uit de configuratie van je klant, in jouw huisstijl, als PDF. Je klant tekent online, en Bry3D legt een audit trail vast met tijdstempel. Je exporteert offertes als CSV en PDF. Welke voorwaarden en welke informatie over bedenktijd je meestuurt, bepaal je zelf.

Wil je zien hoe dat eruitziet? Plan een demo van 15 minuten of lees meer over automatische offertes.

Veelgestelde vragen

Is een akkoord per e-mail ook geldig?

Ja. Een overeenkomst is in principe vormvrij, dus een akkoord per e-mail kan een geldige overeenkomst opleveren. Het bewijs is wel zwakker dan bij een getekend document met audit trail, omdat minder vastligt op welke versie de klant akkoord gaf.

Heb ik een gekwalificeerde handtekening nodig voor een offerte?

Voor een gewone offerte voor een veranda, schutting of kozijn meestal niet. Een gekwalificeerde handtekening is pas nodig als de wet of een afspraak dat eist.

Kan een klant zich na digitaal tekenen nog bedenken?

Bij een consument die op afstand of buiten je verkoopruimte koopt, geldt in principe veertien dagen bedenktijd, ook na een digitale handtekening. Voor maatwerk bestaan uitzonderingen. Of die voor jou gelden, hangt af van je product en contract.

Dit is geen juridisch advies.